Du suchst eine Recruiting Software für deine Personaldienstleistung. Die Anforderung klingt einfach, der Markt ist es nicht: Zeitarbeit-Software, Recruiting-CRMs, ATS-Systeme, Vertriebs-CRMs, KI-Tools.
Keine Software passt zu jedem Geschäftsmodell. Aber du kannst vom eigenen Engpass aus entscheiden. Dieser Artikel ordnet die Kategorien, stellt Anbieter mit Schwerpunkt laut Herstellerseite vor und zeigt, wo recruitpilot hineinpasst.
Was Personaldienstleister von ihrer Software erwarten
Personaldienstleister ist ein weiter Begriff. Ein Zeitarbeitsunternehmen mit 300 Mitarbeitern im Einsatz hat andere Anforderungen als eine Boutique-Personalvermittlung mit fünf Headhuntern. Trotzdem gibt es Kernprozesse, die du bei jeder Recruiting Software prüfen solltest:
- Kandidaten finden und verwalten: Sourcing, CV-Parsing, Talent-Pools, Kommunikation.
- Mandate führen: Anforderungsprofile, Matching, Interview-Koordination, Platzierungen.
- Kunden betreuen: Kontakthistorie, Vertragsverwaltung, Reporting an Auftraggeber.
- Pipeline überblicken: Wo stehen welche Kandidaten in welchen Prozessen?
- Datenschutz und Compliance: bei Zeitarbeit zusätzlich die Anforderungen aus dem AÜG.
Dazu kommt ein Prozess vor dem Mandat: die aktive Gewinnung neuer Auftraggeber. Wie weit ein Tool diesen Schritt abdeckt, unterscheidet sich je nach Anbieter.
Die vier Kategorien von Recruiting Software für Personaldienstleister
Die Einteilung ist eine Orientierung. Alle Angaben stammen von den Herstellerseiten, Stand 09/2026.
1. Branchensoftware für Zeitarbeit und Personaldienstleistung (zvoove, TIME JOB, compleet)
Gebaut für den Betrieb der Arbeitnehmerüberlassung: Aufträge, Disposition, Zeiterfassung, Abrechnung, dazu Recruiting-Module.
zvoove ist laut Über-uns-Seite (Stand 09/2026) 2021 aus dem Zusammenschluss von LANDWEHR, prosoft, rhb und BackOffice entstanden. Wer Landwehr sucht, landet heute also bei zvoove. zvoove One deckt laut Produktseite (Stand 09/2026) Recruiting, Disposition, Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Rechnungsstellung ab.
TIME JOB beschreibt sich laut Website (Stand 09/2026) als ERP-Software für die Personaldienstleistung, von Auftragsmanagement und Disposition bis Zeitwirtschaft und Abrechnung.
compleet PDL (früher Compana): Laut Unternehmensgeschichte (Stand 09/2026) ist die Compana Agency GmbH 2022 in der compleet GmbH aufgegangen. compleet PDL vereint laut Branchenseite (Stand 09/2026) Recruiting-Software und Vendor-Management-System, inklusive zentraler Auftragsannahme und Warnungen zu Höchstüberlassungsdauer und Equal Pay.
Worauf du achten solltest: Welche Module brauchst du wirklich, welche sind im Paket enthalten, welche kommen als Add-on dazu? Mehr im Guide zur Zeitarbeit Software.
2. Recruiting-CRMs und ATS (Bullhorn, Vincere, Starhunter, hunter)
Für Personalvermittler und Personalberater: Kandidatenprofile, Mandatsprojekte, Matching, Platzierungen. Mehrere Anbieter adressieren laut eigener Darstellung auch den Vertrieb.
Bullhorn beschreibt sich laut Website (Stand 09/2026) als KI-Recruiting-Software (ATS und CRM) für Personaldienstleister jeder Größe, von der Neukundengewinnung bis zur Platzierung. Ein Recruiting-CRM mit Vertriebspipeline ist laut Preisseite (Stand 09/2026) Teil der höheren Pläne. Mehr dazu: Bullhorn Alternative.
Vincere (heute Access Vincere Evo) vereint laut Website (Stand 09/2026) CRM, ATS und Automatisierung für Recruiting-Agenturen. Details: Vincere Erfahrungen.
Starhunter versteht sich laut Website (Stand 09/2026) als Komplettlösung für Headhunter mit Kandidaten- und Projektverwaltung, Faktura und einem CRM mit Sales-Pipeline.
hunter ist laut Website (Stand 09/2026) eine Softwarelösung für Personalberater, Headhunter und Recruiter in Unternehmen, mit Kandidatensuche, Projektmanagement und CRM-Funktionen.
Worauf du achten solltest: Welche Vertriebsfunktionen sind in deinem Plan enthalten, und wie kommen neue Kontakte ins System?
3. Branchenübergreifende CRMs (HubSpot, Salesforce, Pipedrive)
Eine Option für Gründer und kleine Dienstleister, die vor allem eine Vertriebspipeline brauchen und schnell starten wollen.
HubSpot bündelt laut Produktseite (Stand 09/2026) Kontakte, Vertriebspipeline und Kundeninteraktionen. Salesforce Sales Cloud versteht sich laut Preisseite (Stand 09/2026) als CRM für den Vertrieb, Pipedrive laut Preisseite (Stand 09/2026) als Vertriebs-CRM.
Worauf du achten solltest: Diese CRMs sind branchenübergreifend angelegt. Prüfe, wie sich Kandidaten, Mandate und Platzierungen abbilden lassen. Mehr im Artikel CRM für Personaldienstleister.
4. Akquise-Plattformen (recruitpilot)
Diese Kategorie setzt bei der Frage an: Woher kommen neue Mandate?
recruitpilot arbeitet automatisiert, mit deiner Freigabe. Der Sales Pilot findet Unternehmen mit Hiring-Signalen wie offenen Stellen oder Wachstum, reichert Entscheiderkontakte an und bereitet personalisierte Nachrichten über LinkedIn und E-Mail vor. Du gibst jeden Lead und jede Nachricht vor dem Versand frei.
Nicht der Einsatzzweck: Lohnabrechnung, Einsatzplanung, Abwicklung der Überlassung. Dafür brauchst du eine Branchensoftware aus Kategorie 1.
Preis: Starter 390 €, Growth 690 €, Scale 1.490 € pro Monat (netto), 3 Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar. Details auf der Preisseite.
Anbieter im Überblick
| Anbieter | Schwerpunkt laut Anbieter | Zielgruppe | Preismodell (Quelle, Stand) |
|---|---|---|---|
| zvoove One (inkl. LANDWEHR) | Recruiting, Disposition, Zeiterfassung, Lohnabrechnung | Personaldienstleister | Preis auf Anfrage (Produktseite, 09/2026) |
| TIME JOB | ERP für die Personaldienstleistung | Personaldienstleister | Preis auf Anfrage (Website, 09/2026) |
| compleet PDL (früher Compana) | Recruiting-Software und Vendor-Management-System | Personaldienstleister | Starter 280 €/Monat (10 Nutzer), Advanced 390 €, Premium 730 € (Preisseite, 09/2026) |
| Bullhorn | ATS und CRM, Neukundengewinnung bis Platzierung | Personaldienstleister jeder Größe | Starter 85 €, Core 115 € pro Nutzer und Monat, weitere Pläne auf Anfrage (Preisseite, 09/2026) |
| Access Vincere Evo | CRM, ATS und Automatisierung | Recruiting-Agenturen | Preis auf Anfrage (Website, 09/2026) |
| Starhunter | Kandidaten, Projekte, Faktura, CRM mit Sales-Pipeline | Headhunter, Personalvermittler, Executive Search | Preis auf Anfrage (Website, 09/2026) |
| hunter | Kandidatensuche, Projektmanagement, CRM | Personalberater, Headhunter, Recruiter in Unternehmen | Preis auf Anfrage (Website, 09/2026) |
| HubSpot CRM | Kontakte, Vertriebspipeline, Kundeninteraktionen | Unternehmen jeder Größe | kostenlos bis zwei Nutzer, sonst pro Lizenz und Monat (Preisseite, 09/2026) |
| Salesforce Sales Cloud | CRM für den Vertrieb | Vertriebsorganisationen | pro Nutzer und Monat (Preisseite, 09/2026) |
| Pipedrive | Vertriebs-CRM | Vertriebsteams | pro Nutzer und Monat (Preisseite, 09/2026) |
| recruitpilot | Neukundengewinnung über Hiring-Signale, mit Freigabe | Personalberater, Personaldienstleister | Starter 390 € (1 Kanal), Growth 690 € (LinkedIn und E-Mail), Scale 1.490 € pro Monat (netto), 3 Monate Mindestlaufzeit |
Welche Kategorie passt zu dir?
| Dein Engpass | Zuerst prüfen | Kernfrage an den Anbieter |
|---|---|---|
| Abrechnung, Disposition, Überlassung | Branchensoftware für Zeitarbeit | Welche Module sind im Paket, welche Add-on? |
| Kandidaten und Mandate unstrukturiert | Recruiting-CRM oder ATS | Wie laufen Import, Matching und Kunden-Reporting? |
| Keine Übersicht über Kontakte und Deals | Branchenübergreifendes CRM | Wie bilde ich Kandidaten und Mandate ab? |
| Zu wenig neue Mandate | Akquise-Plattform oder CRM mit Vertriebsfunktionen | Woher kommen neue Kontakte, wer gibt die Ansprache frei? |
Mandate gewinnen statt nur verwalten
Sieh dir an, wie recruitpilot für Personaldienstleister funktioniert
In 15 Minuten zeigen wir dir, wie der Sales Pilot Unternehmen mit Hiring-Signalen findet und Nachrichten zu deiner Freigabe vorbereitet.
Kostenlos beraten lassenVerwalten oder akquirieren: Welche Aufgabe soll die Software lösen?
Oft steht am Anfang ein ATS oder Recruiting-CRM. Das ist nachvollziehbar, Kandidaten müssen strukturiert verwaltet werden.
Frag dich ehrlich: Ist dein Engpass die Kandidatenverwaltung oder die Mandatslage?
Wenn du genug Mandate hast und im Fulfillment ertrinkst, ist ein Recruiting-CRM ein naheliegender Schritt. Stagniert dagegen die Pipeline an Aufträgen, reicht bessere Datenpflege allein nicht. Dann brauchst du einen Prozess, der regelmäßig neue Unternehmen mit Bedarf findet und anspricht.
Das Muster, das du vermeiden solltest:
- Die Mandatslage stockt, also wird ein neues System eingeführt.
- Die Kandidatenverwaltung wird sauberer.
- Die Zahl neuer Mandate bleibt gleich, weil sich am Vertriebsprozess nichts geändert hat.
- Akquise passiert weiter nebenbei: Telefon, LinkedIn, Bauchgefühl.
- Wachstum bleibt hinter dem Potenzial.
Die Lösung: Definiere zuerst deinen Akquise-Prozess (wen du ansprichst, über welchen Kanal, wer freigibt), dann das Tool. Mehr im Guide zur Neukundenakquise für Personaldienstleister.
Recruiting Software auswählen: Die 5 entscheidenden Fragen
1. Was ist mein Geschäftsmodell?
Zeitarbeit, Direktvermittlung, Executive Search oder ein Mix? Die Antwort bestimmt, welche Kategorie überhaupt in Frage kommt. Zeitarbeit braucht Funktionen rund um die Überlassung, reine Vermittlung nicht.
2. Was ist mein größter Engpass?
Zu wenig Mandate → Akquise-Tool oder CRM mit Vertriebsfunktionen. Chaotisches Fulfillment → Recruiting-CRM. Keine Übersicht → erstmal ein einfaches CRM.
3. Welches Preismodell passt zu meiner Teamgröße?
Die Preislogik unterscheidet sich: pro Nutzer (etwa Bullhorn), als Paket mit Nutzerkontingent (etwa compleet PDL) oder als Monatspaket (recruitpilot), Quellen siehe Tabelle oben. Rechne mit der Teamgröße, die du in zwölf Monaten planst, und frag nach Setup-Gebühren und Add-ons.
4. Welche Integrationen brauche ich?
Prüfe vor dem Kauf: Gibt es native Integrationen mit deinem E-Mail-Provider, Kalender, LinkedIn und den Jobbörsen, die du nutzt? Gibt es API-Zugang für eigene Integrationen?
5. Wo werden die Daten gehostet?
Frag nach dem Hosting-Standort, einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Löschfristen für Kandidatendaten. Welche Anforderungen in deinem Fall gelten, hängt vom Einzelfall ab, im Zweifel anwaltlich prüfen lassen.
Der Smart-Stack: Wie Personaldienstleister ihre Tools kombinieren können
Für reine Personalvermittler: Recruiting-CRM oder ATS (Kandidaten und Mandate) + recruitpilot (Neukundengewinnung) + LinkedIn Recruiter (Kandidaten-Sourcing)
Für Zeitarbeit + Vermittlung: Branchensoftware wie zvoove, TIME JOB oder compleet PDL für Überlassung und Abrechnung + recruitpilot für die Mandatsgewinnung
Für den Start: HubSpot in der kostenlosen Version für die Pipeline + LinkedIn für das Sourcing → recruitpilot dazunehmen, sobald aktive Akquise zum Engpass wird.
DSGVO-Checkliste für Recruiting Software
Bevor du dich entscheidest, stell dem Anbieter diese Datenschutz-Fragen:
- Hosting: Wo werden die personenbezogenen Daten gespeichert und verarbeitet?
- AVV: Bietet der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag an?
- Löschfristen: Unterstützt die Software Löschfristen für Kandidatendaten?
- Einwilligungsmanagement: Kannst du Einwilligungen dokumentiert einholen und verwalten?
- Auskunftsfähigkeit: Kannst du auf Anfrage alle gespeicherten Daten einer Person exportieren?
- Zugriffsrechte: Lassen sich Benutzerrechte granular steuern?
Lass dir die Antworten schriftlich geben.
Bereit für den nächsten Schritt?
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Wir schauen uns deinen aktuellen Prozess an und zeigen dir, wo recruitpilot ansetzen kann, in 15 Minuten, ohne Verpflichtung.
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Fazit: Erst den Engpass bestimmen, dann die Recruiting Software
Der Markt an Recruiting Software für Personaldienstleister ist groß, und viele Anbieter decken mehr als eine Kategorie ab.
Wenn du 2026 wachsen willst, beginne mit der Frage, wo dein Engpass liegt. Liegt er bei neuen Mandaten, brauchst du einen Prozess, der regelmäßig Unternehmen mit Bedarf findet und anspricht. recruitpilot setzt genau an diesem Schritt an: automatisiert, mit deiner Freigabe.
Diese Entscheidung zählt mehr als jede Funktion auf der Feature-Liste.