Du hast drei Anbieter-Demos hinter dir, zwei „individuelle Angebote” angefordert — und immer noch keine Ahnung, was die Software am Ende wirklich kostet. Willkommen in der Welt der Zeitarbeit-Software-Preise, wo „auf Anfrage” das meistgenutzte Preisschild ist.
Genau deshalb gibt es diesen Artikel. Ich zeige dir, welche Preismodelle es gibt, was die großen Anbieter tatsächlich kosten, wo die versteckten Gebühren lauern — und wie du die Gesamtkosten realistisch kalkulierst, bevor du einen Vertrag unterschreibst.
Welche Preismodelle gibt es bei Zeitarbeit Software?
Bevor wir über konkrete Zahlen reden: Du musst die Preismodelle verstehen, weil sie bestimmen, wie deine Kosten wachsen. Fünf Modelle dominieren den Markt.
Pro User / Monat
Das klassische SaaS-Modell. Du zahlst pro Lizenz — also pro Person, die das System nutzt. Typisch bei CRM- und ATS-Systemen wie Bullhorn. Vorteil: Du kontrollierst die Kosten über die Anzahl der Nutzer. Nachteil: Bei wachsendem Team steigen die Kosten linear. 10 User bei 200 €/User = 2.000 €/Monat, ohne Add-ons.
Pro Mitarbeiter / Monat (Employee-Based)
Hier zahlst du nicht für deine internen User, sondern pro aktivem Zeitarbeitnehmer, den du verwaltest. Typisch bei Dispositions- und Schichtplanungstools wie Staffcloud oder Papershift. Bei 500 Zeitarbeitnehmern und 3 €/Mitarbeiter bist du bei 1.500 €/Monat — unabhängig davon, ob zwei oder zwanzig Disponenten das System nutzen.
Pro Vermittlung / Placement
Selten, aber es gibt es: Du zahlst pro erfolgreicher Vermittlung oder Besetzung. Dieses Modell klingt fair, wird aber schnell teuer bei hohem Volumen. In der Zeitarbeit mit hoher Fluktuation kann das zum Kostentreiber werden.
Flatrate / Pauschalpreis
Einige Anbieter bieten Pauschalpakete: ein Festpreis pro Monat, unabhängig von Nutzern oder Mitarbeitern. Klingt attraktiv, aber meistens gibt es Obergrenzen — und wer die überschreitet, zahlt Aufpreis. Einstiegslösungen starten hier bei 150–200 €/Monat.
Modulares Pricing
Der Klassiker bei Enterprise-Anbietern wie zvoove oder compleet: Du wählst Module (Disposition, Lohn, Recruiting, Compliance) und zahlst pro Modul. Flexibel in der Theorie, aber in der Praxis brauchst du fast immer drei bis fünf Module — und die Summe läuft schnell in den vierstelligen Bereich.
Was kosten die großen Anbieter konkret?
Jetzt wird es ernst. Hier sind die realistischen Preisbereiche der wichtigsten Zeitarbeit Software Anbieter im DACH-Raum — basierend auf Marktrecherche, Nutzerfeedback und veröffentlichten Daten.
zvoove (ehemals Landwehr L1)
zvoove ist der Marktführer für Zeitarbeit-Software im DACH-Raum. Die Software deckt den kompletten Prozess ab: Recruiting, Disposition, Arbeitnehmerüberlassung, Equal Pay, Lohnabrechnung und Compliance.
- Preismodell: Modulares Pricing, auf Anfrage
- Realistischer Bereich: 100–300 €/User/Monat (je nach Modulumfang)
- Setup-Kosten: 5.000–15.000 € (Implementierung, Schulung, Migration)
- Laufzeit: Meist 12–24 Monate Mindestvertrag
zvoove veröffentlicht keine Preise. Du musst eine Demo buchen und ein individuelles Angebot anfordern. Rechne bei einem 10-Personen-Team mit Lohn- und Dispositionsmodul mit 1.500–3.000 €/Monat plus Einmalkosten.
ZVOOVE Recruit
Das neuere Recruiting-Modul von zvoove ist separat lizenzierbar. Es fokussiert auf Bewerbermanagement und Kandidatengewinnung — nicht auf Disposition oder Lohn.
- Preismodell: Pro User/Monat, separat vom Hauptsystem
- Realistischer Bereich: 80–150 €/User/Monat (geschätzt)
- Vorteil: Kann als Standalone genutzt werden
- Nachteil: Volles Potenzial erst mit zvoove-Kernsystem
Wer bereits zvoove nutzt, bekommt ZVOOVE Recruit oft als Erweiterung günstiger. Als Standalone ist es im Vergleich zu spezialisierten Recruiting-Tools wie Bullhorn oder recruitpilot aber kein Schnäppchen.
Bullhorn
Bullhorn ist der internationale Platzhirsch für Staffing- und Recruiting-CRM. Stark bei großen Personaldienstleistern, aber auch in der DACH-Region verbreitet.
- Preismodell: Pro User/Monat, gestaffelt nach Tier
- Team-Tier: ab ca. 99 $/User/Monat (~93 €)
- Corporate-Tier: 149–249 $/User/Monat
- Enterprise-Tier: ab 315 $/User/Monat
- Setup-Kosten: 1.000–50.000 $ je nach Umfang
- Add-ons: Automation Suite ab 750 $/Monat extra
Bullhorn veröffentlicht ebenfalls keine Preise auf der Website. Aus verifizierten Nutzerberichten: Ein 9-Personen-Team zahlte rund 18.000 $ pro Jahr — also ca. 167 $/User/Monat. Dazu kommen häufig jährliche Preiserhöhungen von 15–20 % bei Vertragsverlängerung. Mehr zu Alternativen findest du in unserem Bullhorn-Alternative Vergleich.
Staffcloud
Staffcloud spezialisiert sich auf Personaleinsatzplanung für flexibles Personal — ideal für Zeitarbeit mit vielen Einsätzen und wechselnden Schichten.
- Preismodell: Pro Mitarbeiter/Monat + Basisgebühr
- Starter-Paket: 1 User, 25 aktive Mitarbeiter, bis 2.500 Einsätze/Jahr
- Realistischer Bereich: ab ca. 3 CHF/Mitarbeiter/Monat (geschätzt)
- Setup: Einmaliges Onboarding-Paket (Preis auf Anfrage)
- Zahlungsoptionen: Monatlich, halbjährlich oder jährlich
Bei Staffcloud hängt der Preis stark von der Anzahl aktiver Mitarbeiter und Einsätze ab. Für 200 Zeitarbeitnehmer landest du realistisch bei 600–1.000 CHF/Monat plus Basisgebühr.
Papershift
Papershift ist primär ein Schichtplanungs- und Zeiterfassungstool — kein vollwertiges Zeitarbeit-ERP, aber eine beliebte Ergänzung für die Disposition.
- Preismodell: Pro Mitarbeiter/Monat, modular
- Startup-Paket: 49 €/Monat für 5 Mitarbeiter
- Ab 6 Mitarbeiter: ca. 6 €/Mitarbeiter/Monat
- Module: Dienstplanung, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Entgeltabrechnung
- Add-ons: Kostenpflichtig, je nach Modul
Papershift ist deutlich günstiger als die großen Suiten — aber es ersetzt kein vollständiges Personaldienstleister-System. Für reine Schichtplanung und Zeiterfassung ist es aber ein solides Werkzeug.
compleet (ehemals Technologieberatung)
compleet positioniert sich als Vendor-Management-System (VMS) — also die Gegenseite: Unternehmen, die Zeitarbeitnehmer einsetzen, steuern darüber ihre Personaldienstleister.
- Preismodell: Enterprise Pricing, auf Anfrage
- Zielgruppe: Große Unternehmen mit vielen externen Kräften
- Anbindung: Über 3.000 qualitätsgeprüfte Personaldienstleister
- Setup: Individuelle Implementierung, typischerweise 10.000–30.000 €
Für kleine bis mittlere Personaldienstleister ist compleet kein direkter Kandidat — aber du solltest wissen, dass es existiert, weil deine Kunden es möglicherweise nutzen.
Die große Preistabelle: Zeitarbeit Software im Vergleich
| Anbieter | Preismodell | Basispreis | Setup-Kosten | Kosten bei 10 Usern/Monat | Mindestlaufzeit |
|---|---|---|---|---|---|
| zvoove | Modular, pro User | 100–300 €/User | 5.000–15.000 € | 1.500–3.000 € | 12–24 Monate |
| ZVOOVE Recruit | Pro User | 80–150 €/User | 2.000–5.000 € | 800–1.500 € | 12 Monate |
| Bullhorn | Pro User, Tiers | 99–315 $/User | 1.000–50.000 $ | 990–3.150 $ | 12 Monate |
| Staffcloud | Pro Mitarbeiter | ab ~3 CHF/MA | Onboarding-Paket | abhängig von MA-Zahl | Flexibel |
| Papershift | Pro Mitarbeiter | ab 6 €/MA | Minimal | 49–200 € | Monatlich kündbar |
| compleet | Enterprise | Auf Anfrage | 10.000–30.000 € | Enterprise-Level | 12+ Monate |
Alle Preise sind recherchierte Richtwerte. Tatsächliche Konditionen variieren je nach Verhandlung und Umfang.
Versteckte Kosten: Worauf du achten musst
Der Lizenzpreis ist nie der Endpreis. Hier sind die Kostenfallen, die in keinem Angebot auf Seite eins stehen.
Implementierung und Setup
Die meisten Enterprise-Anbieter berechnen Implementierungsgebühren zwischen 5.000 und 20.000 €. Das beinhaltet Systemkonfiguration, Benutzereinrichtung und initiale Datenmigration. Bei komplexeren Setups mit Schnittstellen zu Lohnbuchhaltung oder ERP-Systemen kann das auch 30.000 € übersteigen.
Schulung und Einarbeitung
Jeder Mitarbeiter braucht 2–4 Stunden Einarbeitung. Bei einem 10-Personen-Team und internen Kosten von 35 €/Stunde sind das allein 700–1.400 € an produktiver Arbeitszeit, die verloren geht. Dazu kommen oft kostenpflichtige Trainings des Anbieters: 200–500 € pro Tag für Admin-Schulungen.
Datenmigration
Deine Kandidatendaten, Kundenstämme und Vertragshistorien müssen rüber. Je nach Datenqualität und Quellsystem kostet die Migration 1.000–5.000 € — oder deutlich mehr, wenn individuelle Mappings nötig sind.
Schnittstellen und Integrationen
Braucht dein System eine Anbindung an DATEV, SAP oder dein Recruiting-CRM? Jede Schnittstelle kostet Setup-Gebühren (500–3.000 € pro Integration) und oft laufende Wartungsgebühren.
Customizing und Anpassungen
Standardprozesse passen selten 1:1. Custom Fields, Workflows, Reports — jede Anpassung kostet. Rechne mit 100–200 €/Stunde für Konfigurationsaufwand beim Anbieter.
Jährliche Preiserhöhungen
Viele Anbieter erhöhen die Preise bei Vertragsverlängerung um 10–20 %. Bei Bullhorn berichten Nutzer von Erhöhungen bis zu 20 % pro Jahr. Das heißt: Was heute 2.000 €/Monat kostet, kann in drei Jahren 2.900 €/Monat kosten.
TCO-Rechnung: Was ein 10-Personen-Team wirklich zahlt
Theorie ist nett — hier ist die Praxis. So sieht eine realistische Gesamtkostenrechnung (Total Cost of Ownership) für ein Zeitarbeitsunternehmen mit 10 internen Usern und 200 Zeitarbeitnehmern über 12 Monate aus.
Beispiel: Mittlere Suite (zvoove-Klasse)
| Kostenposition | Betrag |
|---|---|
| Lizenzkosten (10 User × 200 €/Monat × 12) | 24.000 € |
| Setup und Implementierung | 10.000 € |
| Schulung (10 Mitarbeiter × 4h × 35 €) | 1.400 € |
| Admin-Training beim Anbieter (2 Tage) | 800 € |
| Datenmigration | 3.000 € |
| 2 Schnittstellen (DATEV + CRM) | 4.000 € |
| Customizing (20 Stunden à 150 €) | 3.000 € |
| Gesamtkosten Jahr 1 | 46.200 € |
| Laufende Kosten ab Jahr 2 | ~26.400 €/Jahr |
Das sind 3.850 € pro Monat im ersten Jahr — und 2.200 €/Monat ab Jahr 2. Ohne Preiserhöhungen.
Beispiel: Schlanke Einstiegsvariante (Papershift + separates CRM)
| Kostenposition | Betrag |
|---|---|
| Papershift (200 MA × 6 € × 12) | 14.400 € |
| Separates CRM (10 User × 50 €/Monat × 12) | 6.000 € |
| Setup (beide Systeme) | 2.000 € |
| Schulung | 700 € |
| Datenmigration | 1.000 € |
| Gesamtkosten Jahr 1 | 24.100 € |
| Laufende Kosten ab Jahr 2 | ~20.400 €/Jahr |
Günstiger — aber du hast zwei Systeme, keinen integrierten Workflow und musst Daten manuell synchronisieren oder selbst Automatisierungen bauen.
Wann lohnt sich die teurere Software?
Nicht jedes Zeitarbeitsunternehmen braucht eine Enterprise-Suite für 3.000 €/Monat. Aber auch nicht jedes kommt mit Papershift plus Excel durch. Hier ist die Entscheidungslogik.
Du brauchst eine vollständige Suite, wenn:
- Du mehr als 100 Zeitarbeitnehmer gleichzeitig disponierst
- Du AÜG-Compliance-Features brauchst (Equal Pay, Höchstüberlassungsdauer, Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung)
- Die Lohnabrechnung integriert laufen soll
- Du Branchenzuschläge automatisch berechnen musst
- Du dich auf Audits vorbereiten musst
Eine schlankere Variante reicht, wenn:
- Du unter 50 Zeitarbeitnehmer verwaltest
- Du die Lohnabrechnung extern machst (Steuerberater, DATEV)
- Dein Fokus auf Recruiting und Akquise liegt, nicht auf Back-Office
- Du schnell starten willst, ohne monatelanges Implementierungsprojekt
Und was ist mit der Akquise-Seite?
Hier kommt der blinde Fleck der meisten Zeitarbeit-Software: Sie verwalten dein bestehendes Geschäft hervorragend — aber sie helfen dir nicht, neues Geschäft zu gewinnen.
zvoove, compleet und Co. sind Back-Office-Systeme. Sie managen Disposition, Lohn, Compliance. Aber wer füllt deine Pipeline mit neuen Mandaten? Wer spricht potenzielle Kunden an? Wer findet die Kandidaten, bevor dein Wettbewerber sie hat?
Genau hier setzt recruitpilot an. Kein Back-Office-Tool, sondern das Front-End für Neukundenakquise und Sourcing.
- Sales Pilot: Automatisierte Mandatsakquise über LinkedIn und E-Mail
- Talent Pilot: KI-basiertes Sourcing für passive Kandidaten
- Preis: Ab 990 €/Monat — kein Setup-Projekt, kein 12-Monats-Vertrag
- Zielgruppe: Personaldienstleister, die skalieren wollen, ohne mehr Vertriebler einzustellen
recruitpilot ersetzt nicht dein zvoove oder Bullhorn. Es ergänzt es dort, wo diese Systeme aufhören: bei der Frage, woher die nächsten Mandate kommen. Mehr dazu in unserem Recruiting-Software-Vergleich.
Software mit Akquise-Fokus
Was wäre, wenn deine Software auch Kunden gewinnt?
Die meisten Zeitarbeit-Tools verwalten. recruitpilot akquiriert. Ab 990 EUR pro Monat.
Discovery Call buchen