Direktvermittlung: Ablauf, Provision und Unterschied zur Arbeitnehmerüberlassung

Ein Kunde will den Lagerleiter, den du ihm seit vier Monaten überlässt, fest einstellen. Ein anderer sucht eine Teamleitung und will niemanden leihen, sondern direkt anstellen. In beiden Fällen bringst du einen Arbeitsvertrag zwischen Kunde und Kandidat zustande. Ob und wie viel du dafür bekommst, entscheidet dein Vertrag.

Direktvermittlung ist eine Form der privaten Arbeitsvermittlung: Ein Personaldienstleister sucht für ein Unternehmen passende Kandidaten, der Arbeitsvertrag kommt direkt zwischen Unternehmen und Kandidat zustande. Der Personaldienstleister wird nicht Arbeitgeber, sondern erhält für die erfolgreiche Vermittlung ein Honorar, das in der Regel der Arbeitgeber zahlt. Im Markt heißt das auch Personalvermittlung oder Festanstellung über einen Personaldienstleister. Dieser Artikel beschreibt die Rechtslage in Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln.

Was ist Direktvermittlung und was brauchst du dafür?

Die IHK Köln beschreibt Arbeitsvermittlung in ihrem Merkblatt zur privaten Arbeitsvermittlung (Stand 10/2026) als Tätigkeit, die darauf gerichtet ist, Arbeitsuchende mit Arbeitgebern zur Begründung von Arbeitsverhältnissen zusammenzuführen. Genau das ist Direktvermittlung: Du bringst Kunde und Kandidat zusammen. Ist der Arbeitsvertrag unterschrieben, endet deine Rolle im Arbeitsverhältnis.

Laut demselben Merkblatt ist die private Arbeitsvermittlung nicht erlaubnispflichtig, erforderlich ist lediglich eine Anzeige beim Gewerbeamt. Die Anzeigepflicht steht in § 14 Abs. 1 GewO. Betreibst du bereits eine Zeitarbeitsfirma, prüf deine bestehende Anmeldung: Anzeigen musst du nach § 14 Abs. 1 GewO auch, wenn der Gegenstand des Gewerbes gewechselt oder auf Leistungen ausgedehnt wird, die bei Betrieben der angemeldeten Art nicht geschäftsüblich sind. Klär im Zweifel mit deinem Gewerbeamt, ob die Arbeitsvermittlung abgedeckt ist.

Zwei Abgrenzungen sind wichtig:

• Arbeitnehmerüberlassung: Wer Arbeitnehmer an Dritte überlässt, braucht eine Erlaubnis nach § 1 AÜG. Wie der Antrag abläuft, steht in unserem Artikel zur Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung.
• Abrechnung über Vermittlungsgutscheine: Willst du über einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein der Agentur für Arbeit abrechnen, ist laut IHK Köln eine Trägerzulassung nötig. Die Grundlage ist § 176 SGB III: Träger brauchen eine Zulassung durch eine fachkundige Stelle, um Maßnahmen der Arbeitsförderung durchzuführen.

Wenn du eine eigenständige Vermittlung aufbauen willst, statt sie an deine Zeitarbeit anzudocken, findest du den Weg dorthin in Personalvermittlung gründen.

Wie läuft eine Direktvermittlung ab?

Aus Sicht des Personaldienstleisters lässt sich eine Direktvermittlung in sieben Schritte gliedern. Wie viel Aufwand jeder Schritt macht, hängt von der Position ab.

1. Auftrag klären: Position, Aufgaben, Gehaltsrahmen, Muss-Kriterien, Zeitplan und Ansprechpartner. Honorar und Konditionen hältst du schriftlich fest, bevor du suchst.
2. Kandidaten suchen: eigener Kandidatenpool, Bewerbungen auf eigene Anzeigen, Mitarbeiter aus der Überlassung, die sich verändern wollen, und Direktansprache.
3. Vorauswahl treffen: Interviews, Unterlagen prüfen, Referenzen nur mit Zustimmung des Kandidaten einholen.
4. Kandidaten vorstellen: Profil an den Kunden senden, nachdem der Kandidat in die Weitergabe eingewilligt hat.
5. Gespräche begleiten: Termine koordinieren, Feedback einholen, Erwartungen zu Gehalt und Startdatum abgleichen.
6. Vertragsschluss und Rechnung: Kunde und Kandidat unterschreiben den Arbeitsvertrag, du stellst dein Honorar zum vereinbarten Zeitpunkt in Rechnung.
7. Nachbetreuen: Kontakt in der Probezeit halten. Scheidet der Kandidat früh aus, greift deine Nachbesetzungsregel.

Der Unterschied zur Überlassung zeigt sich in Schritt 6. Du wirst nicht Arbeitgeber, rechnest keine Stunden ab und trägst kein Lohnrisiko. Dafür fließt dein Honorar in der Regel einmal pro Besetzung, statt über Monate als Verrechnungssatz.

Direktvermittlung, Arbeitnehmerüberlassung und Headhunting im Vergleich

Der Kern der Abgrenzung ist die Frage, wer Arbeitgeber ist. Bei der Arbeitnehmerüberlassung sind Leiharbeitnehmer laut § 1 Abs. 1 AÜG in die Arbeitsorganisation des Entleihers eingegliedert und unterliegen seinen Weisungen, Arbeitgeber bleibt der Verleiher. Derselbe Leiharbeitnehmer darf demselben Entleiher nach § 1 Abs. 1b AÜG nicht länger als 18 aufeinanderfolgende Monate überlassen werden, Tarifverträge der Einsatzbranche können abweichende Höchstdauern festlegen.

Ein Detail, das du kennen solltest: Überlässt jemand Arbeitnehmer, ohne die üblichen Arbeitgeberpflichten oder das Arbeitgeberrisiko zu übernehmen, wird nach § 1 Abs. 2 AÜG vermutet, dass er Arbeitsvermittlung betreibt. Achte deshalb darauf, dass deine Verträge klar zeigen, ob du überlässt oder vermittelst.

Die Begriffe Direktvermittlung, Personalberatung und Headhunting werden im Markt unterschiedlich verwendet. Die folgende Übersicht zeigt die typische Ausprägung.

Kriterium	Direktvermittlung	Arbeitnehmerüberlassung	Personalberatung / Headhunting
Arbeitsvertrag des Kandidaten mit	dem Kunden	dem Personaldienstleister (Verleiher)	dem Kunden
Weisungen im Arbeitsalltag	vom Kunden als Arbeitgeber	vom Entleiher (§ 1 Abs. 1 AÜG)	vom Kunden als Arbeitgeber
Erlaubnis in Deutschland	keine Erlaubnis, Gewerbeanzeige	Erlaubnis nach § 1 AÜG	je nach Ausgestaltung im Einzelfall klären
Dauer	Arbeitsverhältnis beim Kunden	vorübergehend, grundsätzlich höchstens 18 Monate je Entleiher	Arbeitsverhältnis beim Kunden
Vergütung	einmaliges Honorar bei erfolgreicher Vermittlung	laufender Verrechnungssatz je Stunde	Retained: Honorar ganz oder teilweise unabhängig vom Besetzungserfolg; Contingency: Honorar nur bei Besetzung
Schwerpunkt der Suche	Kandidatenpool, Anzeigen, Netzwerk	eigener Mitarbeiterpool	Direktansprache

Retained und Contingency sind Begriffe aus der Vertragspraxis. Wie Personalberater ihre Honorare aufbauen und verhandeln, liest du in unserem Artikel zur Headhunter Provision. Wer von der Zeitarbeit in die beratende Suche wechseln will, findet den Einstieg im Guide Headhunter werden.

Wer zahlt bei der Direktvermittlung und wie viel?

In der Direktvermittlung für Unternehmen ist der Arbeitgeber dein Auftraggeber und zahlt das Honorar. Die Höhe ist Verhandlungssache. Häufig vereinbart wird ein Anteil am Bruttojahresgehalt, daneben begegnen dir diese Modelle:

• Festhonorar: ein fester Betrag pro besetzter Position, unabhängig vom Gehalt.
• Gestaffeltes Honorar: nach Gehaltsband, Hierarchiestufe oder Zahl der Besetzungen pro Jahr.
• Mischform: ein Teilbetrag bei Auftragserteilung, der Rest bei Vertragsschluss, ähnlich dem Retained-Modell.

Legst du einen Prozentsatz fest, definiere die Bemessungsgrundlage genau: Fixgehalt allein oder inklusive variabler Anteile, Zielgehalt oder vertraglich vereinbartes Gehalt. So vermeidest du Diskussionen, wenn die Rechnung kommt.

Wenn Arbeitsuchende zahlen: § 296 SGB III

Ganz anders sieht es aus, wenn du dich von Arbeitsuchenden bezahlen lässt. Dafür setzt § 296 SGB III enge Grenzen:

• Der Vermittlungsvertrag bedarf der schriftlichen Form, die Vergütung muss darin stehen, den Vertragsinhalt teilst du in Textform mit.
• Zahlen muss der Arbeitsuchende nur, wenn infolge deiner Vermittlung ein Arbeitsvertrag zustande gekommen ist, bei grenzüberschreitender Vermittlung zusätzlich nur, wenn du ihn nach § 299 SGB III informiert hast. Vorschüsse darfst du weder verlangen noch entgegennehmen.
• Die Vergütung einschließlich Umsatzsteuer darf 2.000 Euro nicht übersteigen, soweit kein gültiger Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein in abweichender Höhe vorgelegt wird oder eine Rechtsverordnung für bestimmte Berufe oder Personengruppen etwas anderes bestimmt.
• Für die Vermittlung einer geringfügigen Beschäftigung darfst du gar keine Vergütung verlangen.

Vergütungsvereinbarungen oberhalb der Höchstgrenze oder ohne die erforderliche Schriftform sind nach § 297 SGB III unwirksam, ebenso Vergütungsvereinbarungen für die Vermittlung einer geringfügigen Beschäftigung.

Vermittlung mit Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein

Mit Gutschein zahlt die Agentur für Arbeit. Nach § 45 Abs. 6 SGB III beträgt die Vergütung für eine erfolgreiche Vermittlung in versicherungspflichtige Beschäftigung 2.500 Euro, bei Langzeitarbeitslosen und Menschen mit Behinderungen kann sie auf bis zu 3.000 Euro festgelegt werden. Ausgezahlt werden 1.250 Euro nach sechs Wochen und der Rest nach sechs Monaten Beschäftigung. Keine erfolgsbezogene Vergütung gibt es, wenn das Arbeitsverhältnis von vornherein auf weniger als drei Monate begrenzt ist oder bei einem Arbeitgeber begründet wird, bei dem die Person in den letzten vier Jahren mehr als drei Monate versicherungspflichtig beschäftigt war (mit einer Ausnahme für befristete Beschäftigung besonders betroffener schwerbehinderter Menschen).

Was gilt, wenn dein Kunde einen Leiharbeitnehmer übernimmt?

Für Zeitarbeitsfirmen ist das ein naheliegender Weg in die Direktvermittlung. Die Regel steht in § 9 Abs. 1 Nr. 3 AÜG: Unwirksam sind Vereinbarungen, die dem Entleiher untersagen, den Leiharbeitnehmer einzustellen, wenn dessen Arbeitsverhältnis zum Verleiher nicht mehr besteht. Das Gesetz ergänzt, dies „schließt die Vereinbarung einer angemessenen Vergütung zwischen Verleiher und Entleiher für die nach vorangegangenem Verleih oder mittels vorangegangenem Verleih erfolgte Vermittlung nicht aus“.

Ein Einstellungsverbot im Überlassungsvertrag ist also unwirksam, eine Übernahmeprovision dagegen möglich, wenn sie angemessen ist. Den Leiharbeitnehmer selbst darfst du nicht zur Kasse bitten: Vereinbarungen, nach denen er eine Vermittlungsvergütung an den Verleiher zahlt, sind nach § 9 Abs. 1 Nr. 5 AÜG unwirksam.

Was „angemessen“ heißt, hat der Bundesgerichtshof in seinem Urteil vom 10. März 2022, III ZR 51/21 unter Verweis auf frühere Urteile zusammengefasst:

• Kriterien: Zu berücksichtigen sind die Dauer des vorangegangenen Verleihs, die Höhe des vom Entleiher bereits gezahlten Entgelts und der Aufwand für die Gewinnung eines vergleichbaren Arbeitnehmers.
• Bemessungsgrundlage: Das Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers beim neuen Arbeitgeber. Eine Klausel, die stattdessen am Verrechnungssatz der Überlassung ansetzte, hielt der BGH für unwirksam.
• Höhe: 15 Prozent des Jahresbruttoeinkommens beziehungsweise zwei Bruttomonatsgehälter für eine Übernahme nach bis zu drei Monaten Überlassung hält der BGH für „noch“ angemessen. Eine höhere Belastung des Entleihers ist nach dem Urteil nicht mehr angemessen.
• Staffelung: Die Vergütung muss mit der Verleihdauer mindestens quartalsweise sinken, ausgehend von zwei Monatsgehältern etwa auf eineinhalb nach drei, eines nach sechs und ein halbes nach neun Monaten. Nach einem Jahr Überlassung endet die Vergütungspflicht.

Eine Staffel im Vier-Monats-Rhythmus genügte dem BGH nicht, weil dadurch eine Degressionsstufe entfällt. Die Klausel war unwirksam, obwohl die betroffenen Arbeitnehmer nur gut vier Monate überlassen worden waren, denn eine Klausel wird einheitlich beurteilt. Gleich deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen zur Überlassung mit diesen Maßstäben ab und lass sie im Zweifel anwaltlich prüfen. Damit du die richtige Stufe abrechnest, brauchst du die genaue Überlassungsdauer je Mitarbeiter und Kunde. Deine Software für Zeitarbeit sollte diese Dauer je Einsatz sauber ausweisen.

Was gehört in den Vermittlungsvertrag mit dem Kunden?

Ein klarer Vertrag vor Suchbeginn erspart dir Diskussionen nach der Einstellung. Diese Punkte sollten drinstehen:

• Leistung und Position: welche Stelle, welche Anforderungen, welche Leistungen du erbringst und welche nicht.
• Honorar und Bemessungsgrundlage: Prozentsatz oder Festbetrag, Gehaltsbestandteile, Umsatzsteuer.
• Fälligkeit: bei Unterschrift des Arbeitsvertrags oder bei Arbeitsantritt, dazu das Zahlungsziel.
• Nachbesetzungsregel: was gilt, wenn der Kandidat in der Probezeit ausscheidet, etwa Ersatzsuche oder anteilige Erstattung, mit Fristen und Ausschlüssen.
• Umgehungsschutz: Honoraranspruch, wenn der Kunde einen vorgestellten Kandidaten innerhalb einer vereinbarten Frist einstellt, auch für eine andere Stelle.
• Exklusivität: Vorsicht. Nach § 297 Nr. 4 SGB III sind Vereinbarungen unwirksam, die sicherstellen sollen, dass ein Arbeitgeber sich ausschließlich eines bestimmten Vermittlers bedient. Lass Exklusivklauseln anwaltlich prüfen.
• Datenschutz: Nach § 298 SGB III dürfen Vermittler Daten nur verarbeiten, soweit das für die Vermittlung erforderlich ist, personenbezogene Daten nur, soweit die betroffene Person im Einzelfall eingewilligt hat. Unterlagen, die dir Kandidaten zur Verfügung stellen, gibst du nach Abschluss der Vermittlung zurück, deine übrigen Geschäftsunterlagen bewahrst du drei Jahre auf.

Woher kommen Aufträge für die Direktvermittlung?

Ein Vermittlungsvertrag nützt dir nur, wenn Aufträge hereinkommen. Für Personaldienstleister gibt es drei naheliegende Quellen.

Bestandskunden aus der Überlassung. Kunden, bei denen deine Leiharbeitnehmer im Einsatz sind, kennen dich und deine Arbeitsweise bereits. Frag gezielt, welche Stellen sie dauerhaft besetzen wollen, und nimm Vermittlungskonditionen in deinen Rahmenvertrag auf, statt sie erst im Übernahmefall zu verhandeln.

Unternehmen mit offenen Stellen. Eine veröffentlichte Stellenanzeige zeigt, dass jetzt Bedarf besteht. Wie du daraus systematisch Termine machst, beschreiben unsere Artikel zur Neukundenakquise in der Zeitarbeit und zur Telefonakquise für Personaldienstleister.

Profilvertrieb. Du hast einen starken Kandidaten, aber kein passendes Mandat, und bietest das Profil gezielt Unternehmen an. Wie das funktioniert und warum du dafür die Einwilligung des Kandidaten brauchst, steht in unserem Guide zum Profilvertrieb für Personaldienstleister.

Bei der zweiten Quelle setzt recruitpilot an. Der Sales Pilot findet Unternehmen mit Hiring-Signalen wie offenen Stellen, reichert die Kontakte der Entscheider an und bereitet personalisierte Nachrichten für LinkedIn und E-Mail vor. Du gibst jeden Lead und jede Nachricht vor dem Versand frei. Die Akquise läuft also automatisiert, mit deiner Freigabe. recruitpilot ersetzt weder deine Software für Disposition noch deinen Vermittlungsvertrag, es kümmert sich um die Frage davor: Woher kommt der nächste Auftrag? Wie sich das in eine Strategie für die Neukundenakquise als Personaldienstleister einfügt, zeigt unser Leitfaden.

Stand: 10/2026. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.